Dus geef ik al een hele poos korte trainingen daarin en uit de ervaringen van deze trainingen heb ik een top 10 samengesteld van tips en trucs waar veel mensen blij mee zijn en deze geef ik dan ook graag aan jou door. Deze week de eerste 5 tips……
1. Weeknummers
Het is mij een raadsel waarom Microsoft niet standaard de weeknummers weergeeft in de Agenda, maar hier is het stappenplan waarmee je ze heel gemakkelijk instelt:
- Ga links boven naar Bestand en kies links onder Opties
- Kies links voor Agenda
- Vink "Weeknummers weergeven in de maandweergave en de datumnavigator" aan.
- Kies Ok
2. Bezorging van je e-mail berichten uitstellen
Soms ben je wel eens ’s avonds of in het weekeinde druk bezig om je e-mail te verwerken en antwoordmailtjes te versturen. Maar om de ontvanger niet te laten weten dat je op deze tijdstippen nog aan het werk bent, kunt je het daadwerkelijk verzenden van deze berichten uitstellen:
- Ga in het bericht naar het tabblad Opties en klik op Bezorging uitstellen.
- Vink onder Bezorgingsopties het selectievakje Niet bezorgen vóór aan en klik vervolgens op de tijd en datum waarop je het bericht wilt laten bezorgen.
- Klik op Sluiten
- Daarna klik je op Verzenden. Het bericht blijft in de map Postvak UIT staan tot op het moment van bezorging.
3. Je map Verwijderde Items af en toe leegmaken
Laatst kreeg ik het volgende paniekberichtje via Twitter: Help, mijn Outlook loopt vast, wat moet ik doen??
Het allereerste wat me te binnen schoot en ik terug twitterde was: 'De map Verwijderde Items leegmaken.' En daarmee bleek inderdaad het euvel al verholpen.
- Je klikt met je rechtermuisknop op de map Verwijderde Items die links in het rijtje mappen staat. Dan opent zich een snelmenu.
- In dat snelmenu kies je Map leegmaken. Klaar!
Veel mensen vergeten nog wel eens dat zelfs alles wat je hebt ‘weggegooid’ naar de Verwijderde Items, toch opslagcapaciteit kost.
4. Snelle stappen
Een nieuwe mogelijkheid in Outlook 2010 zijn de Snelle Stappen. Je kunt hiermee een aantal veelgebruikte handelingen die je bij bepaalde berichten wilt uitvoeren makkelijk aan elkaar knopen en verkorten tot 1 Snelle Stap.
Standaard meegeleverde Snelle Stappen zijn bijvoorbeeld Beantwoorden en Verwijderen of Stuur door naar team.
Maar je kunt bijvoorbeeld ook berichten in één keer als gelezen markeren + verplaatsen naar een bepaalde map + markeren om op te volgen.
- De Snelle Stappen functie bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen:
- Om je eigen Snelle Stappen te maken klik je op het kleine pijltje rechtsonder.
- Via de knop Nieuw, en daarna Aangepast kun je nu je eigen Snelle Stappen maken. Er zijn een groot aantal opties waaruit je kunt kiezen en je kunt daar 2, 3 of meer volgende acties aan koppelen.
- Klik daarna op Voltooien.
5. De onderwerpregel wijzigen
Krijg jij ook wel eens van die mailtjes met irritante, nietszeggende onderwerpregels?
Nu weet je nog waar het over gaat, maar over een maand zie je de lijst met mailtjes en heb je geen idee meer wat de inhoud is. Met als gevolg dat je ongelofelijk veel tijd verspilt met klikken naar dat ene mailtje met dat ene bericht. De oplossing? Verander de onderwerpregel!
- Open de email in Outlook zodat deze niet in het preview-venster staat maar in een eigen venster.
- Dubbelklik op de onderwerpregel en begin te typen. Typ bijvoorbeeld de projectnaam, de datum of in ieder geval iets wat voor jou in een oogopslag duidelijk maakt waar het omgaat.
- Druk op Enter. En klaar!
De bovenstaande tips zijn voor Outlook 2010.
Heb je hier vragen over of gebruik jij Outlook 2007 en weet je niet hoe je deze tips kunt toepassen, bel of mail me dan.
Ik hoop dat jij deze tips net zo handig vindt als mijn klanten en de volgende keer kun je in dit blog de resterende 5 lezen.
2 opmerkingen:
Vanmorgen vroeg een collega iets over Outlook. Ik heb dit doorgemaild aan een aantal en de reacties zijn enthousiast!
Dankjewel Christel! En je kunt ze volgende week maandag weer blij maken, want dan komen de rest van de tips....
Een reactie posten