Erger jij je ook aan onnodig veel e-mail verkeer?

Erger jij je ook aan onnodig veel e-mail verkeer?

             
Een poosje geleden las ik een interessant artikel in het FD over een onderzoek dat Samsung Electronics deed onder 1500 kantoor medewerkers. Het doel van dat onderzoek was om de top tien te bepalen van de grootste bron van ellende op kantoor.

Op nummer 1 staat IT die niet of te traag functioneert en het vastlopen van de printer staat op nr.2.
Nu daar kan ik daar helaas niets aan doen, want dat is niet mijn vakgebied, maar de nummer 3, dat mensen zich ergeren aan onnodig veel  e-mail verkeer, daar heb ik wel een paar ideeën over.

Veel mensen worstelen met hetzelfde probleem, het is tijdverspilling en levert irritatie op, dus wellicht helpen de volgende tips jou ook:
Hoe zorg je ervoor dat je minder e-mail ontvangt….

1. Kijk eerst eens kritisch naar je inbox. Waar komt je e-mail vandaan? Wie stuurt je de meeste berichten? Waar gaan ze over? Moet je er op reageren, vervuilt je inbox vooral door vragen over zaken die onduidelijk zijn, of weten mensen niet wat je van ze verwacht? Wanneer je voor jezelf een beeld hebt, kun je daar je acties op aanpassen.

Neem even de tijd om de komende week stil te staan bij wat er binnenkomt. Wil je zo’n mailtje blijven ontvangen? Is het nodig? Is het relevant? Zou je het telefonisch sneller kunnen afhandelen?

2. Lees je die nieuwsbrieven waarop je je hebt geabonneerd? Leveren ze jou wat op? Nee? Zeg ze meteen op zodra je ze weer ontvangt.Dat kan tegenwoordig heel gemakkelijk omdat iedereen verplicht is aan te geven hoe je je kunt afmelden.

3. Voer je complete gesprekken over de mail? Pak de telefoon. Of maak een afspraak om een keer koffie te drinken en bij te praten.

4. Ontvang je veel CC-mail? Laat de verzender weten wanneer en hoe je op de hoogte wilt worden gehouden, of stel een filter of regel in en laat alle CC in een aparte map bezorgen. Raadpleeg de Help-functie van je programma om dit in te stellen.

5. Stuur alleen bijlagen mee als het echt nodig is. Verwijs anders naar de locatie (server, SharePoint, Googledocs, Dropbox) waar het document staat.

6. Zet een e-mail beleid op. Spreek bijv. af met je collega’s wat je onderling wel of niet mailt.

7. Maak voor iedere mail een duidelijke onderwerpregel. Geef er in weer wat het doel is van het bericht en zet er bij of je wilt dat de geadresseerde actie onderneemt, of dat je mail ter info is en of je een reactie verwacht. Voorbeelden van vage onderwerpregels zijn:

          - Vergadering
          - Workshop
          - Actiepunt

Zet in plaats hiervan bijvoorbeeld:

          - Uitnodiging voor vergadering van managementteam op 15
            november in vergaderruimte 7.
          - Aanmelding voor workshop ‘Outlooktraining’ op 17 november                          
          - Ter info: aanvullend actiepunt voor project X voor HR-team.

Zoals je ziet is dit veel duidelijker.


En dan misschien wel het allerbelangrijkste:

Stuur zelf minder mail!

Wanneer je kieskeuriger wordt over de mails die je zelf verstuurd, zul je merken dat je tot op zekere hoogte het aantal mails dat je ontvangt, kunt beïnvloeden.

Sta jezelf een maximaal aantal stappen toe: schrijf je e-mail, beantwoord eenmaal, beantwoord nog eenmaal en klaar. Als het namelijk zo ingewikkeld is dat er veel moet worden uitgelegd of als er heel veel informatie moet worden uitgewisseld, werkt het sneller om te bellen of een persoonlijk gesprek te hebben.

Heb je een wat groter bedrijf, stel dan een portal in. Daar kun je alle relevante informatie voor je medewerkers opzetten die anders via e-mail zou gaan. Veel bedrijven hebben al ontdekt dat er beduidend minder gebruik van e-mail wordt gemaakt over een project, een vergadering of een activiteit als ook alles op dat intranet wordt gezet.


Je e-mail de baas...

E-mail heeft natuurlijk veel voordelen, maar ook zo zijn nadelen. Dus zorg dat je je e-mail de baas bent, en niet andersom.
Volg je bij mij een Outlooktraining, dan komt ook dit aspect aan de orde.

Heb je hier nog vragen over, ehhh, mail me.........;-)