Deze keer schrijf ik mijn blog in Tokyo, Japan. Ik werk al jaren bij KLM als stewardess, (sinds ik met mijn eigen bedrijf begonnen ben nog maar af en toe) en zo ben ik dus nu aan de andere kant van de wereldbol.
Wat is de overeenkomst tussen een stewardess en een professional organizer?
Wat me vaak opvalt, en nu ook weer tijdens deze vlucht naar Tokyo, is dat mijn werk als stewardess en dat van professional organizer veel dezelfde kenmerken hebben.
Geef alles een naam en een plek
In een vliegtuig is bijvoorbeeld de belading heel strak georganiseerd. Je kunt je nl. niet veroorloven om op 10 kilometer hooogte, boven Mongolië, tot de ontdekking te komen dat je de theezakjes vergeten bent.
Dus alles, van theezakjes tot kinderzwemvestjes tot toiletrollen, heeft een naam en een vaste plek. Dit is ook nodig omdat bij KLM mijn 8500 collega’s allemaal precies hetzelfde werk moeten doen in wisselende teams. Voor iedere vlucht wordt er weer een nieuwe bemanning samengesteld en er wordt van je verwacht dat je dan ook meteen als een team opereert en dat je alles wat je nodig hebt meteen kunt vinden.
Tijd voor belangrijke zaken
Heel veel werkzaamheden zijn daarom gestandaardiseerd. Niet dat er nooit aanpassingen zijn, maar iedereen weet precies zijn taak en waar alle spullen liggen die nodig zijn om die taak goed uit te voeren. Daardoor krijg je ruimte en tijd om je te focussen op wat belangrijk is, nl. het welzijn van de passagiers; zoals de moeder met het kleine kindje dat veel huilt of die bejaarde meneer die wat extra aandacht nodig heeft.
Ook in de bedrijven waar ik kom geef ik vaak het advies om secundaire werkzaamheden te standaardiseren; het werkt gewoon gemakkelijk als iedereen precies weet waar alles ligt en je niet eindeloos hoeft te zoeken naar ordners of mappen en bestanden in computers. Dus ook dan is de mantra: ‘Geef alles een naam en een plek’.
Routines… Zo saai!
Af en toe hoor ik weleens dat mensen vinden dat routines saai zijn of dat er toch altijd ad-
En dat daardoor dus ook je productiviteit wordt verhoogd zonder noemenswaardige inspanning.
Wie neemt je werk over wanneer je ziek wordt?
Een andere overeenkomst is dat het werk overdraagbaar is.
Een voorbeeld hiervan aan boord is dat een poosje geleden tijdens een vlucht naar Caïro een collega van mij kokend water over zich heen kreeg toen ze een theepot wilde vullen met heet water tijdens turbulentie.
De maaltijdservice was in volle gang en er wachtten 350 mensen op een hapje en een drankje, maar de brandwonden waren zodanig dat daar medische hulp voor nodig was. Doordat het werk gestandaardiseerd was kon een andere collega probleemloos het werk overnemen en onze passagiers kregen de service waar ze voor betaald hadden.
Als ik in een bedrijf kom met meerdere werkplekken is, zijn mijn vragen dan ook altijd: ‘Is het werk overdraagbaar?’, ‘Wat gebeurt er wanneer deze werknemer plotseling ziek wordt?’
Vaak is dat niet goed geregeld en zodra er een calamiteit is, raken werknemers overbelast en worden klanten niet meer optimaal geholpen.
Wanneer ik dan mijn methode hiervoor introduceer, zijn de meeste mensen erg verbaasd dat het zo handig werkt. Zelfs wanneer iemand dan plotseling ziek zou worden, kan iedere collega het zonder moeite en stress overnemen en voor je klanten kun je hiermee continuïteit waarborgen.
Hoe is dat in jouw bedrijf?
Ik kan je aanraden om eens naar je eigen werkproces te kijken en te bedenken hoe jij zaken zou kunnen standaardiseren en overdraagbaar maken. Voer eens een werkoverleg met je collega’s waarin ieder zijn ideeën hierover kan inbrengen. Het zal je ongetwijfeld tijd, rust en energie opleveren.
Hartelijke groeten uit een zonnig Tokyo…..
Wil je ook graag je werk overdraagbaar maken en standaardiseren, maar weet je niet hoe? Volg de één-
Geen opmerkingen:
Een reactie posten