To do or not to do?

In de wereld van kantoorefficiency is er een verhit debat gaande over de vraag wat efficiënter is: een opgeruimd of een wanordelijk bureau....

To do or not to do?

De meeste mensen die op een kantoor werken zullen het midden houden tussen een obsessief net bureau of een chronische prullenboel van paperassen. En iedereen vindt natuurlijk dat zijn systeem het best werkt.

Ik hoorde laatst iemand heel trots verkondigen dat hij weliswaar een enorme puinhoop op zijn bureau had, maar precies wist waar alles lag. Op mijn  vraag wat er dan zou gebeuren  wanneer hij ziek zou worden zag ik een groot vraagteken op zijn voorhoofd verschijnen.

Wat zegt de expert?

Het helpt natuurlijk niet dat zelfs experts het niet met elkaar eens zijn over dit onderwerp.  Eric Abrahamson en  David H. Freedman vertellen in hun boek ‘ A Perfect Mess, The Hidden Benefits of Disorder’ dat je bureau opgeruimd en netjes houden veel tijd kost en dat die tijd beter besteedt kan worden aan het produceren van resultaten voor je bedrijf.

Wanneer dezelfde hoeveelheid werk gedaan kan worden door iemand met een wanordelijk bureau en iemand met een opgeruimde werkplek, dan heeft diegene met het wanordelijke bureau natuurlijk een voorsprong omdat die geen tijd heeft besteedt aan het opruimen en organiseren.

Hoe wanorde je werkplezier en carrière kan ondermijnen.

Toch is het naar mijn idee zo dat een wanordelijke werkplek wel degelijk je carrière heel subtiel kan ondermijnen. Wanneer jij, als eigenaar van het bedrijf, een bureau hebt waarop een enorme hoeveelheid paperassen ligt, dan geef je je medewerkers de indruk dat je je werk niet goed kunt handelen. 

Werk je in het middenmanagement, dan zal het kader aarzelen om je een leuk project te geven omdat ze weten dat het toch ergens tussen een stapel belandt en dan spreek ik nog niet eens over de overige werknemers die geen goede indruk maken op hun werkgever wanneer het erg lang duurt om de gegevens van dat ene, belangrijke, project op te zoeken.

Hoeveel tijd verspillen de amerikanen?

In een artikel van het CNBC, een grote Amerikaanse zender die zakelijk nieuws brengt, las ik dat bedrijven in de  VS jaarlijks een totaal van $ 177 miljard aan tijd verspillen met zoeken naar documenten op kantoor.(Ziehier de oplossing om het begrotingstekort weg te werken; ik wil best een tijdje daar gaan organizen, hoor!)

De voordelen van een opgeruimde werkplek.

Ik ben van mening dat wanneer je eenmaal een goed georganiseerde werkplek hebt gecreëerd, je daar minimaal tijd aan onderhoud aan hoeft te besteden. Zo lang je daar natuurlijk wel consequent in bent.

Daarna hoef je nooit meer te zoeken, je werk is overdraagbaar in geval van ziekte (ook voor de meneer met de puinhoop),  je hebt steeds een goed overzicht van je lopende werkzaamheden en je ervaart rust en ruimte in je hoofd en op je werkplek.

Erg belangrijk, toch? Wat vind jij ervan? Graag je reactie…