Heb je de vorige 5 gemist? Kijk dan hieronder in dit scherm.
6. Je mail automatisch laten sluiten na beantwoorden
Wat soms vervelend is aan Outlook is dat, wanneer je een mail opent en deze beantwoord of doorstuurt, het oorspronkelijk bericht blijft openstaan. Terwijl je die natuurlijk gesloten wilt hebben, want daar heb je op geantwoord. Deze tip kan je heel wat tijd schelen als je veel mail beantwoord op een dag.
Dit zijn de stappen om je mail automatisch te laten sluiten:
- Ga naar Bestand en kies links voor Opties
- Kies E-mail en navigeer naar Antwoorden en doorgestuurde berichten
- Zet een vinkje bij Oorspronkelijke bericht sluiten bij beantwoorden en doorsturen
- Klik op OK
7. Schermafbeelding in een bericht invoegen
Een heel handige functie is een screenshot of schermafbeelding in een mail invoegen. Dit kan heel gemakkelijk zijn wanneer je een afbeelding van een foutmelding of een bepaald programma krijgt.
- Begin een Nieuw Bericht en ga naar tabblad Invoegen
- Klik op schermafbeelding en dan op screenshot
- Kies Beschikbaar venster voor venster wat openstaat of Schermopname voor gedeelte van scherm en selecteer met je muis het gedeelte wat je wilt laten zien.
8. Overbodige e-mailadressen
Na verloop van tijd kent Outlook steeds meer e-mailadressen van contacten waar je mee mailt. Zo hoef je vaak alleen het begin van een e-mailadres in te tikken bij het adresseren van een nieuwe e-mail.Maar soms klopt een bepaald e-mailadres niet meer en wil je het eigenlijk niet meer zien in die lijst. Gelukkig kan dat gemakkelijk verholpen worden:
- Ga met de pijltjestoetsen naar het adres wat je wilt verwijderen.
- Druk daarna op de Deletetoets op het toetsenbord.
- Daarna zal het adres niet meer getoond worden.
9. Een e-mail snel in je taken, contacten of agenda plaatsen
Het is mogelijk om in Outlook allerlei items te kopiëren van de ene map naar de andere. Zo kun je bijvoorbeeld een e-mail kopiëren naar je takenlijst, of naar je agenda.
Wanneer je een e-mail kopieert naar je contactenlijst, maakt Outlook een nieuw contact aan met de naam en het e-mailadres van de afzender van die e-mail.
Het kopiëren van zo’n item gaat heel snel door:
- De sneltoets Ctrl+Shift+Y in te drukken.
- Je krijgt dan een snelmenu om de map te kiezen waar je die mail naar toe wilt kopiëren.
- Dan kun je door de eerste letter of letters van de naam van die map in te tikken er snel heen.
- Geef eventueel aanvullende gegevens op.
- Druk op Enter.
10. En de allerlaatste tip...
Volg een vier uur durende Outlook training 2007 of 2010 om nog meer kneepjes te leren.
Dat levert je dan het volgende op:
- Een tijdsbesparing van 1 tot 4 uur per week
- Minder zoeken en meer vinden
- Meer kennis en ervaring met MS Outlook
- Verbetering van je communicatie door e-mailetiquette en e-mailbeleid
- Je hebt de continue informatiestroom en de daaraan gekoppelde werkzaamheden beter onder controle
- En het allerbelangrijkst: Rust in je hoofd en minder stress
De bovenstaande tips zijn voor Outlook 2010.
Wil je meer weten over de Outlooktraining of gebruik jij Outlook 2007 en weet je niet hoe je deze tips kunt toepassen, bel of mail me dan.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten