De meeste mensen die MS Outlook gebruiken maken ook gebruik van de functie Contactpersonen. Op een gegeven moment krijg je dan vanzelf een enorme adressenlijst en als je dan een bericht naar een aantal van je contactpersonen wilt sturen is het onhandig om iedereen één voor één op te zoeken en toe te voegen aan je e-mailbericht. Dus zou het best handig zijn om je relaties in groepen te verdelen. Of je zou graag een overzicht willen hebben van bepaalde groepen van je relaties; je klanten, je netwerkcontacten, je leveranciers. Noem maar op, je hebt vast zelf al wel bedacht hoe een onderverdeling in groepen voor jou handig zou zijn.
Nu zijn er twee functionaliteiten in Outlook om je Contactpersonen in te delen: Categorieën en Groep Contactpersonen.
Categorieën
In heel Outlook kun je zaken categoriseren: je E-mail, Agenda, Taken en dus ook je Contactpersonen. Je kunt het gebruiken om je Contactpersonen te sorteren, te groeperen of te filteren.
Een Groep Contactpersonen
Je kunt de adresgegevens van meerdere relaties ook bundelen in een Groep Contactpersonen. (In oudere versies heet dit Distributielijst)
Op deze manier is het mogelijk om snel een bericht naar meerdere personen tegelijk te sturen. Hier heb jij ook vast wel weer een idee over… Bepaalde klanten, al je leveranciers, de mensen uit je netwerkclub of je sportvereniging. Ik heb zelfs mijn hele familie in een Groep Contactpersonen gezet. Zodra er iets georganiseerd moet worden, kan ik in een keer de Groep ‘Familie’ toevoegen aan mijn e-mail en hoef ik niet eerst al hun e-mailadressen aan te klikken.
Een categorie aanmaken doe je zo:
- Dubbelklik op een Contactpersoon
- Klik op de knop Categoriseren en kies Alle Categorieen
- Klik op de knop Nieuw
- Typ in het tekstvak een duidelijk naam voor jouw categorie
- Kies een kleur
- Klik op OK, de nieuwe categorie is toegevoegd en wordt ook direct gebruikt voor deze contactpersoon
- Klik op Opslaan en Sluiten
Wil je een volgende Contactpersoon ook in die categorie indelen, dan hoef je alleen maar op de knop Categoriseren te klikken en je keuze te maken.
Je kunt zelfs een contactpersoon in meerdere categorieën indelen.
Kerstkaarten…
Vorig jaar december was ik bij een klant aan het werk die verzuchtte dat het altijd zo’n hels karwei was om ieder jaar weer uit te zoeken wie er van zijn relaties een kerstkaart zou krijgen en wie niet.
We hebben een nieuwe categorie ‘Kerstkaart’ aangemaakt en het heeft even wat tijd gekost, maar we zijn al zijn Contactpersonen doorgelopen en iedereen die een Kerstkaart moest krijgen hebben we toegevoegd aan die categorie. Door het jaar heen is het dan alleen wel belangrijk dat zodra je een nieuwe Contactpersoon aanmaakt, ook even te kiezen of diegene dan ook een kerstkaart zou moeten krijgen.
Wees creatief en bedenk wat handig voor jou zou zijn.
Een Groep maken doe je zo:
- Ga naar Contactpersonen
- Kies Nieuwe Groep Contactpersonen op het tabblad Start
- Het venster Naamloos verschijnt
- Bedenk een naam en typ die in het vak Naam
- Klik op de knop Leden Toevoegen en kies Uit Adresboek of Uit Outlookcontactpersonen. Je krijgt nu je adressenlijst te zien.
- Selecteer een naam en klik vervolgens op de knop Leden (of dubbelklik op een naam). Het E-mailadres wordt nu in het vak Leden geplaatst. Het toevoegen van adressen kun je zo vaak herhalen als je wilt.
Tip
Je kunt natuurlijk ook een meerdere contactpersonen tegelijk selecteren door CTRL of SHIFT ingedrukt te houden terwijl je op de namen klikt met de muis.
- Plaats een aantal e-mailadressen in het vak Leden
- Klik op OK
- Klik op Opslaan en Sluiten
Je ziet ook dat er daarna die lijst verschijnt in je Contactpersonen onder de naam die je die Groep gegeven hebt.
Een E-mail sturen aan de Groep
- Selecteer de groep van je keuze in Contactpersonen
- Klik op de knop E-mail op het tabblad Start en er verschijnt een E-mailbericht waarin de naam van de groep contactpersonen ingevuld is.
Een andere mogelijkheid is vanuit de map Postvak In een nieuw bericht te maken en vervolgens de groep vanuit Contactpersonen toe te voegen.
Niet vergeten…
Die groepen Contactpersonen die je aanmaakt moeten natuurlijk ook onderhouden worden. Soms hoeft iemand geen e-mail meer te krijgen of moet er een nieuwe relatie worden toegevoegd. Dus loop er af en toe even doorheen om te kijken of alles nog klopt.
Nog veel meer mogelijkheden
Hier heb ik een tipje van de sluier opgelicht; Outlook heeft zo ontzettend veel mogelijkheden dat het onmogelijk is om alles in een blog te ‘persen’.
Het bovenstaande is van toepassing op Outlook 2010. Mocht je Outlook 2007 gebruiken of gewoon meer willen weten, aarzel niet om me te mailen of te bellen.
E-mail: elisebollen@activeorganizing.nl
Tel.: 06 – 31 95 98 98
Geen opmerkingen:
Een reactie posten