vrijdag 23 augustus 2013

Terug op kantoor, en dan?

Terug op kantoor, en dan?

Heb jij, net als ik, een heerlijke en ontspannende vakantie gehad? Nog even aan het nagenieten van dat mooie zonovergoten palmenstrand, van die lekkere cocktails en van alle uitgelezen boeken?

Tja, en dan gaat het leven weer z’n gangetje…. met stapels werk op je bureau is het moeilijk om niet direct het gevoel te hebben dat je toe bent aan een volgende vakantie.
Want zodra je terugkomt loopt je inbox over, ligt er een berg post op je bureau en nog voor je de kans hebt om je computer aan te zetten, heb al weer drie collega’s met een probleem aan je bureau gehad.

Zelfs als je dol bent op je werk, kunnen die eerste dagen na een vakantie echt stressvol zijn. Als je niet oplet, is dat fantastische ontspannen gevoel weer verdwenen als sneeuw voor de zon!

Graag geef ik je wat tips om de overgang naar het werk snel en gemakkelijk te laten verlopen waardoor je dat heerlijke vakantiegevoel nog even vast kunt houden.


1. Hoeveel e-mails en post liggen er op je te wachten?
Na een paar weken afwezigheid zou je het liefst zo snel mogelijk weglopen bij het openen van je e-mailinbox. De lijst met inkomende e-mails lijkt ontelbaar…
Het  helpt om je e-mails eerst te organiseren op prioriteit en ze in submappen te zetten. Welke mails zijn alleen ter informatie? Wat is al door anderen opgelost? Wat kan je doorsturen naar collega's die verantwoordelijk zijn? Welke e-mails zijn belangrijk en dringend?

Organiseer de e-mails die je kan afhandelen met een kort telefoongesprek in een map met de naam "Telefoon". Je moet waarschijnlijk ook enkele collega’s laten weten dat je terug bent, dus is het misschien handig die telefoontjes te combineren met de follow-up van je e-mails. Je kunt dan meteen misschien nog even over je vakantie praten om het levendig te houden in je geheugen.

Je kunt je "echte" post organiseren volgens dezelfde aanpak. Wat is belangrijk, wat is dringend en wat kan wachten? Zijn er zaken die je met een kort telefoontje kan afhandelen?


2. Help! Wat moet ik het eerst doen?
Als de berg werk nog steeds onoverkomelijk lijkt, blijf dan kalm en probeer een overzicht van de situatie te krijgen. Stel prioriteiten. Wat moet vandaag gebeuren, de komende dagen of deze week? Maak to-do-lijstjes en houd je eraan. Vraag je af of je echt aanwezig moet zijn op specifieke vergaderingen en of het niet mogelijk is bepaalde problemen sneller op te lossen met een telefoontje.


3. Kan iemand anders het doen?
Je collega’s verwachten echt niet dat je alles wat zich heeft opgestapeld bij je afwezigheid gaat regelen op de eerste dag dat je terug bent. En het is helemaal niet vreemd om wat hulp te vragen van collega's. De meeste van hen zullen waarschijnlijk blij zijn je te kunnen helpen. Ze hebben immers allemaal die situatie al meegemaakt en ze hopen dat je dat voor hen ook zult doen na hun eigen vakantie.

Ook kun je met je managers praten en bekijken of bepaalde taken aan iemand anders toegewezen kunnen worden.


4. Niet alweer overwerken?
En het laatste dat je wilt is, opnieuw overuren maken. Toch kan het effectief zijn om even iets langer op kantoor te blijven. Als je geen vergaderingen moet bijwonen, en als je baas en collega's allemaal naar huis zijn, zal je merken dat je je beter kunt concentreren en de zaken een stuk sneller kan afhandelen. En als je eenmaal bevrijd bent van dat gevoel dat je nog bergen werk moet verzetten, zal je ook beter slapen en in staat zijn de volgende dag met nieuwe energie te beginnen.


5. Laat de stress je niet raken!

Zelfs wanneer je goed georganiseerd en met de beste bedoeling opnieuw aan het werk gaat, zullen de zaken nog steeds uit de hand kunnen lopen en tot stress leiden. Zorg dat je voordeel haalt uit de gemoedsrust die je had toen je weg was. Blijf kalm en probeer de dingen op een meer ontspannen manier te benaderen. Je fraaiste vakantiekiekje op kantoor als herinnering aan witte zandstranden of groene berglandschappen kan wonderen doen! En het klinkt simpel maar: denk positief!


En de bonustip...
Als dit alles niet werkt, kun je altijd mij nog inschakelen om dat vakantiegevoel het hele jaar vast te houden door definitief een goede structuur aan te brengen in je werkwijze en op je werkplek. Een Werkplektraining is bijvoorbeeld al een heel goed begin…

Geen opmerkingen: