Gemakkelijk e-mail sorteren met je eigen ‘privésecretaresse’

Gemakkelijk e-mail sorteren met je eigen ‘privésecretaresse’


Deze keer gaat mijn blog over een handig hulpmiddel bij Outlook. Omdat het merendeel van de Nederlandse bedrijven met MS Office werkt, wordt Outlook door enorm veel mensen gebruikt.
Je kunt Outlook volledig naar je eigen wensen samenstellen, en een van de handige manieren daarvoor laat ik ook altijd aan mijn klanten zien, namelijk het gebruik van Regels.

Regels zijn automatische acties die worden uitgevoerd wanneer in- of uitgaande e-mails aan bepaalde voorwaarden voldoen. Wanneer je een Regel hebt gemaakt, wordt deze door Outlook toegepast wanneer een bericht in het Postvak IN binnenkomt of wanneer je een bericht verstuurt.


Regels als ‘privésecretaresse’.

‘Regels’ beschouw ik als een soort secretaresse; zij sorteert je post zodra die binnenkomt, legt alles klaar op prioriteit, en wanneer jij er aan toe bent open je je post. Natuurlijk is het zo dat je eerst aan je secretaresse moet aangeven hoe je de post verwerkt en aangeboden wilt hebben, maar als je dat eenmaal gedaan hebt, loopt dat vanzelf.

Precies zo werkt het in Outlook; je stelt je ‘Regels’ naar eigen wens in en dan komt je mail binnen op precies die manier. En mocht je het daarna ooit weer willen wijzigen, kan dat zonder probleem.
De  mogelijkheden om ‘Regels’ te gebruiken zijn talloos, maar ik geef hieronder wat voorbeelden:

• Hoe wil jij je post gesorteerd hebben? Wil je alle Social Mediamail in een aparte map laten binnenkomen? Maak dan een map aan die je Social Media noemt en maak een regel aan waarin alle Twitter, Facebook, Linkedinpost e.d. binnenkomt zodat je die op je gemak een keertje kunt doornemen.

• Je kunt ook een map maken die je Lezen noemt; daar kun je alle nieuwsbrieven laten bezorgen en die dan lezen wanneer het jou uitkomt.

• Je kunt een Regel maken waarbij een e-mail die het woord "Vergadering" bevat in het onderwerp, automatisch in de map "Vergaderingen" moet worden geplaatst. Je kunt natuurlijk ieder ander woord gebruiken dat voor jouw werk van belang is.

• Een ander voorbeeld is dat je ook een Regel kunt maken die automatisch een e-mailbericht naar je mobiele telefoon verstuurt wanneer je een bericht van bijvoorbeeld een familielid ontvangt.

Zelf doen…
De Regels kun je dus maken met de sjablonen die in Outlook staan en daar kun je dan ook nog allerlei uitzonderingen op toepassen. Je kunt zelfs, buiten de sjablonen om, helemaal zelf een Regel maken.
Leef je uit, je hebt vast nog wel andere ideeën die specifiek voor jou erg handig zouden zijn.

Een  poosje geleden sprak ik zelfs iemand die zich onmogelijk kon afmelden van een bepaalde nieuwsbrief. Ten einde raad had hij de Regel gemaakt dat wanneer die specifieke nieuwsbrief binnenkwam, die meteen naar de map Verwijderde Items gestuurd werd. Zo was hij er tenminste vanaf....


Hoe stel ik deze Regels in?

Wil je weten hoe je deze Regels nu precies instelt? Kijk dan op de website van Microsoft: klik hier als je Outlook 2007 gebruikt en hier voor Outlook 2010.
Het is de moeite waard om je een beetje te verdiepen in de mogelijkheden; deze ‘privésecretaresse’ kan je een hoop tijd besparen.

Heb je hier geen zin in of tijd voor? Ik ben je graag behulpzaam met een Outlooktraining op je werkplek. Bel me op 06-31 95 98 98 of mail naar elisebollen@activeorganizing.nl