Slimmer werken met Outlook, deel 2

Deze week dan de laatste 5 tips van de top 10 die ik heb samengesteld uit ervaringen van mijn trainingen voor het slimmer gebruiken van Outlook.
Heb je de vorige 5 gemist? Kijk dan hieronder in dit scherm.

 
6. Je mail automatisch laten sluiten na beantwoorden

Wat soms vervelend is aan Outlook is dat, wanneer je een mail opent en deze beantwoord of doorstuurt, het oorspronkelijk bericht blijft openstaan. Terwijl je die natuurlijk gesloten wilt hebben, want daar heb je op geantwoord. Deze tip kan je heel wat tijd schelen als je veel mail beantwoord op een dag. 

Dit zijn de stappen om je mail automatisch te laten sluiten:
 

• Ga naar Bestand en kies links voor Opties

• Kies E-mail en navigeer naar Antwoorden en doorgestuurde berichten

• Zet een vinkje bij Oorspronkelijke bericht sluiten bij beantwoorden en doorsturen

• Klik op OK

 
7. Schermafbeelding in een bericht invoegen

Een heel handige functie is een screenshot of schermafbeelding in een mail invoegen. Dit kan heel gemakkelijk zijn wanneer je een afbeelding van een foutmelding of een bepaald programma krijgt.
 

• Begin een Nieuw Bericht en ga naar tabblad Invoegen

• Klik op schermafbeelding en dan op screenshot

• Kies Beschikbaar venster voor venster wat openstaat of Schermopname voor gedeelte van scherm en selecteer met je muis het gedeelte wat je wilt laten zien. 

8. Overbodige e-mailadressen
 
Na verloop van tijd kent Outlook steeds meer e-mailadressen van contacten waar je mee mailt. Zo hoef je vaak alleen het begin van een e-mailadres in te tikken bij het adresseren van een nieuwe e-mail.
Maar soms klopt een bepaald e-mailadres niet meer en wil je het eigenlijk niet meer zien in die lijst. Gelukkig kan dat gemakkelijk verholpen worden:
 

• Ga met de pijltjestoetsen naar het adres wat je wilt verwijderen.

• Druk daarna op de Deletetoets op het toetsenbord.

• Daarna zal het adres niet meer getoond worden.

 
9. Een e-mail snel in je taken, contacten of agenda plaatsen
 
Het is mogelijk om in Outlook allerlei items te kopiëren van de ene map naar de andere. Zo kun je bijvoorbeeld een e-mail kopiëren naar je takenlijst, of naar je agenda.
 
Wanneer je een e-mail kopieert naar je contactenlijst, maakt Outlook een nieuw contact aan met de naam en het e-mailadres van de afzender van die e-mail.
 
Het kopiëren van zo’n item gaat heel snel door:
 

• De sneltoets Ctrl+Shift+Y in te drukken.

• Je krijgt dan een snelmenu om de map te kiezen waar je die mail naar toe wilt kopiëren.

• Dan kun je door de eerste letter of letters van de naam van die map in te tikken er snel heen.

• Geef eventueel aanvullende gegevens op.

• Druk op Enter.

 
10. En de allerlaatste tip...

Volg een vier uur durende Outlook training 2007 of 2010 om nog meer kneepjes te leren. 
Dat levert je dan het volgende op:
 

• Een tijdsbesparing van 1 tot 4 uur per week

• Minder zoeken en meer vinden

• Meer kennis en ervaring met MS Outlook

• Verbetering van je communicatie door e-mailetiquette en e-mailbeleid

• Je hebt de continue informatiestroom en de daaraan gekoppelde werkzaamheden beter onder controle

• En het allerbelangrijkst: Rust in je hoofd en minder stress

De bovenstaande tips zijn voor Outlook 2010.
Wil je meer weten over de Outlooktraining of gebruik jij Outlook 2007 en weet je niet hoe je deze tips kunt toepassen, bel of mail me dan.

Slimmer werken met Outlook

De meerderheid van de mensen in het Nederlandse bedrijfsleven gebruikt Outlook van Microsoft Office, maar wat mij op valt is dat niet iedereen goed op de hoogte is van alle functionaliteiten en handigheidjes om er efficiënt en effectief mee te werken.
 
Dus geef ik al een hele poos korte trainingen daarin en uit de ervaringen van deze trainingen heb ik een top 10 samengesteld van tips en trucs waar veel mensen blij mee zijn en deze geef ik dan ook graag aan jou door. Deze week de eerste 5 tips……
 

1.    Weeknummers
 
Het is mij een raadsel waarom Microsoft niet standaard de weeknummers weergeeft in de Agenda, maar hier is het stappenplan waarmee je ze heel gemakkelijk instelt:
 

• Ga links boven naar Bestand en kies links onder Opties

• Kies links voor Agenda 

• Vink "Weeknummers weergeven in de maandweergave en de datumnavigator" aan.

•  Kies Ok

 
2.    Bezorging van je e-mail berichten uitstellen
 
Soms ben je wel eens ’s avonds of in het weekeinde druk bezig om je e-mail te verwerken en antwoordmailtjes te versturen. Maar om de ontvanger niet te laten weten dat je op deze tijdstippen nog aan het werk bent, kunt je het daadwerkelijk verzenden van deze berichten uitstellen:
 

• Ga in het bericht naar het tabblad Opties en klik op Bezorging uitstellen.

• Vink onder Bezorgingsopties het selectievakje Niet bezorgen vóór aan en klik vervolgens op de tijd en datum waarop je het bericht wilt laten bezorgen.

• Klik op Sluiten

• Daarna klik je op Verzenden. Het bericht blijft in de map Postvak UIT staan tot op het moment van bezorging.

 
3.    Je map Verwijderde Items  af en toe leegmaken
 
Laatst kreeg ik het volgende paniekberichtje via Twitter: Help, mijn Outlook loopt vast, wat moet ik doen??
 
Het allereerste wat me te binnen schoot en ik terug twitterde was: 'De map Verwijderde Items leegmaken.' En daarmee bleek inderdaad het euvel al verholpen.

• Je klikt met je rechtermuisknop op de map Verwijderde Items die links in het rijtje mappen staat. Dan opent zich een snelmenu.

•  In dat snelmenu kies je Map leegmaken. Klaar!
  

Veel mensen vergeten nog wel eens dat zelfs alles wat je hebt ‘weggegooid’ naar de Verwijderde Items, toch opslagcapaciteit kost.


4.    Snelle stappen
 
Een nieuwe mogelijkheid in Outlook 2010 zijn de Snelle Stappen. Je kunt hiermee een aantal veelgebruikte handelingen die je bij bepaalde berichten wilt uitvoeren makkelijk aan elkaar knopen en verkorten tot 1 Snelle Stap.
Standaard meegeleverde Snelle Stappen zijn bijvoorbeeld Beantwoorden en Verwijderen of Stuur door naar team.

Maar je kunt bijvoorbeeld ook berichten in één keer als gelezen markeren + verplaatsen naar een bepaalde map + markeren om op te volgen.
 

• De Snelle Stappen functie bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen:

• Om je eigen Snelle Stappen te maken klik je op het kleine pijltje rechtsonder.

• Via de knop Nieuw, en daarna Aangepast kun je nu je eigen Snelle Stappen maken. Er zijn een groot aantal opties waaruit je kunt kiezen en je kunt daar 2, 3 of meer volgende acties aan koppelen.

• Klik daarna op Voltooien.

Wanneer je nu een bericht binnenkrijgt dat verwerkt moet worden volgens al deze stappen, hoef je alleen maar bovenin op die Snelle Stap te klikken.



5.    De onderwerpregel wijzigen
 
Krijg jij ook wel eens van die mailtjes met irritante, nietszeggende onderwerpregels?
Nu weet je nog waar het over gaat, maar over een maand zie je de lijst met mailtjes en heb je geen idee meer wat de inhoud is. Met als gevolg dat je ongelofelijk veel tijd verspilt met klikken naar dat ene mailtje met dat ene bericht. De oplossing? Verander de onderwerpregel!
 

• Open de email in Outlook zodat deze niet in het preview-venster staat maar in een eigen venster.

• Dubbelklik op de onderwerpregel en begin te typen. Typ bijvoorbeeld de projectnaam, de datum of in ieder geval iets wat voor jou in een oogopslag duidelijk maakt waar het omgaat.

• Druk op Enter. En klaar!

De bovenstaande tips zijn voor Outlook 2010.
Heb je hier vragen over of gebruik jij Outlook 2007 en weet je niet hoe je deze tips kunt toepassen, bel of mail me dan.

Ik hoop dat jij deze tips net zo handig vindt als mijn klanten en de volgende keer kun je in dit blog de resterende 5 lezen.