Tips om al je e-mail, mappen en bestanden gemakkelijk te vinden...

Afgelopen week twitterde ik het advies om de mappenstructuur in je e-mail, je bestanden en je ordners identiek te maken. Dit om de vloedgolf van digitale en papieren informatie in goede banen te leiden en je minder stress te bezorgen wanneer je iets terug moet zoeken.

Daarop kreeg ik een reactie van iemand die wilde weten wat dan nou eigenlijk een goede mappenstructuur is.

Omdat er vast veel meer mensen zijn die daar meer over willen weten, leek het me een goed plan om daar over te bloggen.

Wat is een goede mappenstructuur?

Het enige juiste antwoord daarop is dat er geen standaardindeling is die voor iedereen goed werkt. 

Dat ligt namelijk helemaal aan iemands taken en activiteiten.

Dus hier wat tips om een voor jou goed werkende structuur te creëren:

• Werk met maximaal 5 hoofdmappen. 

 

Als je onder iedere hoofdmap dan ook nog 5 submappen maakt, heb je 25 mappen  om je werk in onder te verdelen. Dit geldt zowel voor je e-mailmappen en de vaste schijf op je computer.

Als je dan ook nog op je werkplek een kast in 5 planken kunt verdelen, kunnen daar die 25 ordners in staan. Daarin kun je dan nog weer tabbladen doen voor verdere verdeling. Je krijgt dan een zogenaamde boomstructuur. 

Kijk wat voor jou prettig werkt.

Het voordeel hiervan is dat je nooit ver hoeft te zoeken.

Een voorbeeld: je hebt een map met ‘Klanten’. Daar kun je bijvoorbeeld submappen in maken die je Binnenland en Buitenland noemt, met daaronder weer de klantnamen in alfabetische volgorde.

• Maak een vaste volgorde in je mappen.

 

Om de mappen in een vaste volgorde te rangschikken, is het slim om cijfers voor de naam van de map te zetten, dus: 01 Project X, 02 Project Y, 03 Project Z etc.. Je kunt binnen deze mappen ook weer submappen maken. 

• Geef alle mappen een duidelijke naam.

 

Hou het zo basaal mogelijk: Financiën, Personeel, Marketing, dat soort overkoepelende namen.

Om je e-mails gemakkelijk terug te kunnen vinden is het handig om de onderwerpregel te veranderen in een naam naar jouw keuze. Dit doe je door de e-mail te openen, op het onderwerp te klikken, dat te verwijderen en je eigen onderwerpnaam in te typen.

Verdere tips:

• Maak goede afspraken over de bewaartermijn; los van de juridische of belastingtechnische bewaartermijn is het ook goed daar intern beleid voor te maken.

• Bij een aantal documenten is het versiebeheer heel belangrijk; maak daar goede afspraken over.

 

• Stem de bestandsnaam op de extensies af: het is evident dat een ppt-bestand een presentatie bevat. Laat overbodige woorden achterwege.

• Plaats zo weinig mogelijk digitale documenten op de lokale schijven van je pc. Ongelukjes met bestanden op C-schijven zijn zo gebeurd.

• De laatste, en misschien wel de belangrijkste tip is: HOU HET SIMPEL!  Om te checken of het simpel genoeg is, is het goed om je af te vragen of iemand anders gemakkelijk op jouw werkplek alles kan vinden.

Wat zijn de voordelen van tijd  investeren in het maken van een goede structuur:

-Er gaat uiteindelijk minder tijd verloren met het zoeken naar informatie.

-Collega’s vinden gemakkelijker computerbestanden terug.

-Er wordt geen dubbele informatie opgeslagen, je kan gemakkelijk inschatten welke informatie al dan niet aanwezig is en je weet snel wat de laatste versie was.

-Je verbindt je digitale en papieren informatie.

-En voor de 1-map-is-genoeg-mensen die volledig vertrouwen op goede zoekfuncties: door overzicht te creëren, krijg je ook rust in je hoofd en op je werkplek.

Meer advies nodig?

Dit zijn natuurlijk wat algemene tips. Maar mocht je een specifiek, op jouw situatie gebaseerd, advies nodig hebben, bel of mail me dan voor een afspraak. 

Startersperikelen.....

Op dit moment ben ik bij een aantal net gestarte ZZPers bezig om hun werkplek te organiseren. Tijdens het werk hebben we natuurlijk allerlei gesprekken en het valt me op dat veel van deze starters met dezelfde problemen zitten.

Startersproblemen….

De een had ooit een administratieve functie gehad en was door zijn werkgever altijd geprezen om zijn goede georganiseerde werkplek. ‘Maar’ vertelde hij me, ‘sinds ik voor mezelf bezig ben, lijkt het alsof ik mijn secundaire werkzaamheden niet goed georganiseerd kan krijgen’. Vooral de enorme hoeveelheden e-mail die hij dagelijks binnenkreeg bezorgden hem slapeloze nachten. En niet alleen dat, maar hij was nu ook zelf verantwoordelijk voor zijn marketing en pr, het bijhouden van alle social media, de content op zijn website…… Kortom, alles wat er als starter zoal op je afkomt.

Ook kwam ik bij iemand op haar werkplek kijken die gewend was om alles wat er gedaan moest worden op een stapeltje te leggen. Toen ze net begon was dat geen probleem, maar haar bedrijf begint nu goed te lopen en in plaats van 1 stapel, ligt haar bureau vol met stapels. Op de vloer naast haar bureau liggen ook stapels, maar alles wat daar lag had niet zoveel prioriteit. Volgens haarzelf dan……

Kortom, veel mensen laten zich leiden door wat er die dag op hen afkomt, in plaats van zelf het heft in handen te nemen.

Waarom vinden veel ondernemers dit zo moeilijk?

Het is natuurlijk helemaal niet vreemd dat als je net begint als ondernemer je nog je weg moet vinden in alle wirwar van taken die op je afkomen. Daar kan ik uit eigen ervaring over mee praten.

Bovendien, en dat geldt ook voor de mensen die al veel langer een bedrijf hebben, heb je op je opleiding nooit geleerd hoe je je werkzaamheden goed kunt organiseren. Je hebt je beroep gekozen vanuit je talent, je passie, of wellicht je ervaring en je bent er goed in, maar niemand vertelt je hoe je alle secundaire werkzaamheden efficiënt kunt afhandelen, zodat je tijd hebt om te genieten van je vak.

Hier zijn een paar tips om je op weg te helpen:

• Schrijf alles op: Hou je agenda bij de hand om alles te kunnen noteren, ook als je de deur uit gaat. Die agenda is je tweede brein en vertrouw er op dat alles er in staat.

• Gebruik  maar 1 agenda. Je wilt niet weten hoeveel mensen hun afspraken vergeten door meerdere agenda’s er op na te houden. Het maakt niet uit of dat een digitale of papieren agenda is.

• Neem iedere ochtend 5 minuten om bij een kopje koffie even na te denken over wat die dag belangrijk is en om je afspraken en activiteiten even op een rijtje te zetten.

• Neem iedere zondag 15 minuten om te plannen: Hoe ziet je week eruit, wat zijn je prioriteiten en vraag jezelf af of je inderdaad op de goede weg bent.

• Word je overweldigd door je takenlijst? Uitstelgedrag is niet ongewoon, maar probeer om je taken in kleine stukjes te hakken. Je kent ‘m vast wel: Hoe eet je een olifant....

• Weet jij hoeveel tijd jij besteedt aan je werkzaamheden? Aan je administratie, marketing, e-mail, social media? Hou het eens bij; dat zal je helpen om gemotiveerd te blijven en geeft je een goed plaatje over je tijdbesteding.

• Creëer flow. Cluster je taken en laat jezelf in een flow komen. Zet even alles uit als je aan een belangrijke taak werkt. Even geen telefoon, geen e-mailpop-ups, even geconcentreerd werken. Stel desnoods een eierwekker in.

• Stel routines in. Zet ze ook in je agenda; iedere dag een vaste tijd voor je e-mail, iedere week een vaste tijd voor een rondje bellen, iedere maand een vaste dag voor je administratie. Bedenk wat voor jou zou werken.

En tot slot….. Voordat je de lichten op je kantoor aan het eind van de dag uitdoet, ga nog even in gedachten je dag weer door, kijk alvast even of er voor morgen nog iets bijzonders is en ga daarna fijn naar huis om te relaxen.

Waarom zijn sneltoetsen zo handig?

Sinds een half jaar gebruik ik sneltoetsen wanneer ik aan het werk ben op mijn laptop. Ik had een cursus gedaan en was daar zo blij mee dat ik het nu ook aan klanten laat zien. Niet alleen kun je veel sneller werken in Outlook, Word en Excel, maar ook gewoon op internet. Een bijkomend voordeel is dat je geen last meer hebt van een muisarm.

Zijn sneltoetsen niet heel ingewikkeld?

Veel mensen denken bij sneltoetsen aan ingewikkelde combinaties van toetsen die je uit je hoofd moet leren of kennen alleen de meest gebruikte, zoals CTRL + C (kopiëren) en CTRL + P (printen).

Maar de toepassingen van sneltoetsen zijn grotendeels gebaseerd op logische principes en als je deze principes begrijpt (dus niet uit je hoofd leert!), kun je ze in veel programma's gebruiken.

Er is zoveel mogelijk met je toetsenbord....
 

• Snel navigeren en selecteren in documenten, je Postvak IN en Windows Verkenner.

• Programma's en bestanden openen, o.a. via het menu Start en het Bureaublad.

• Menufuncties selecteren. Je maakt hierbij gebruik van zichtbare elementen, zoals onderstreepte letters, zodat je niet hoeft te onthouden welke toets je moet indrukken.

• Supersnel door je mappenstructuur  navigeren, door de eerste letters van je mappen en bestanden in te typen.

Kortom, je kunt vrijwel alles met je toetsenbord. 

Spaar ik er tijd mee?

 

Jazeker! Wat voor mij belangrijk is bij het gebruik van sneltoetsen is de tijdwinst. Die zit hem vooral in het feit dat er minder handelingen verricht worden, die bovendien ook nog eens minder tijd en inspanning vergen. 

Met sneltoetsen kun je echt tientallen procenten tijdwinst behalen. Stel dat je 5 uur per dag met de pc werkt en je bent 10% efficiënter met sneltoetsen. Dan bespaar je 30 minuten per dag! Dus hoe meer sneltoetsen je gebruikt, hoe groter je tijdwinst.

Nooit meer een pijnlijke muisarm.

Wat ik ook al noemde was dat je geen muisgerelateerde klachten meer hebt: bij intensief muisgebruik is er sprake van constante en eenzijdige belasting van de spieren waarmee je de muis bedient. Daarvoor zijn deze motorische spieren helemaal niet bedoeld en dus kunnen er klachten ontstaan. Dat begint met een pijnlijk gevoel en kan resulteren in een serieuze blessure.   

Als je de computer bedient met sneltoetsen, gebruik je beide handen; de spierbelasting wordt veel beter verdeeld en is bovendien gevarieerder. Bij een gelijke werkdruk is het risico op klachten dan ook aanzienlijk kleiner!

Alvast een voorproefje?

Zo open je snel je mappen opent in Outlook:

1.Druk op CTRL + Y                         Het dialoogvenster Ga naar map opent.

2.Typ de eerste letter van de gewenste map. 

3.Heb je submappen, dan open en sluit je die met de pijltjestoetsen resp.     rechts en links.

4.Bevestig met Enter

5.Ga met de pijltjestoetsen naar boven en naar beneden om door je mappen te scrollen

6.Open het bericht met Enter

(7.Wil je het dialoogvenster tussentijds weer sluiten?       Kies dan Esc)

Probeer dit eens een paar dagen en je zult zien hoe handig dit is....

'What is the most annoying office behaviour'.

Als rechtgeaarde ondernemer heb ik natuurlijk een profiel op LinkedIn en ik volg  daar af en toe de discussies in de verschillende groepen. 

Op dit moment is er een hele leuke discussie gaande bij de 'PAs, EAs, VAs and senior administrators'; een lange naam voor allerlei soorten kantoorassistentie.

Die discussie heet ‘What is the most annoying office behaviour’ en de titel alleen al maakte mij nieuwsgierig, dus ik ben ze een tijdje gaan volgen.

Het is razend populair, want er zijn inmiddels 147 commentaren gegeven. Sommige zijn erg grappig, er komen dan zaken voorbij als:

• Collega’s die tijdens het werk hoorbaar eten of al slurpend iets drinken….

• Of dat er mensen zijn die wel altijd de aangeboden drankjes accepteren, maar zelf nooit iets aan jou zullen aanbieden….

• Ook dat er altijd dezelfde mensen de klos zijn om het kopieerapparaat bij te vullen….

• Of toch naar kantoor komen wanneer je snipverkouden bent en dan iedereen aansteekt….

• Je baas die altijd het laatste woord wil hebben….

• Collega’s die net zijn bevallen en je bestoken met e-mailfoto’s van hun nieuwgeborene….

• Of mensen die altijd een CC van hun e-mail naar jou toe sturen…

• Als er niet gevraagd wordt of ze je nietmachine mogen lenen, en jij hem dus ergens moet gaan zoeken…

• Of misschien wel de ergst van allemaal: mobiel internetten tijdens een gesprek met je collega…

Af en toe moest ik erg lachen, zo herkenbaar! 

Heb jij ook van die kantoor-ergernissen?

Wellicht is het leuk om eens met je collega’s op jouw kantoor te brainstormen hierover; je zult merken dat de meest gekke dingen voorbij komen. Maar het is ook goed om die zaken eens bespreekbaar te maken; misschien heeft je collega al jarenlang een nare gewoonte waar hij zich niet eens van bewust is.

Het resultaat zal een prettige en open werksfeer zijn.

Wil je weten hoe het wel moet?

Na wat googelen kwam ik op de website van Zen op Kantoor met een lijst met tips over kantooretiquette: Zen op kantoor

Heb jij daarna nog ergernissen niet op kunnen lossen? Mail me dan en ik help je graag.