Startersperikelen.....

Op dit moment ben ik bij een aantal net gestarte ZZPers bezig om hun werkplek te organiseren. Tijdens het werk hebben we natuurlijk allerlei gesprekken en het valt me op dat veel van deze starters met dezelfde problemen zitten.

Startersproblemen….

De een had ooit een administratieve functie gehad en was door zijn werkgever altijd geprezen om zijn goede georganiseerde werkplek. ‘Maar’ vertelde hij me, ‘sinds ik voor mezelf bezig ben, lijkt het alsof ik mijn secundaire werkzaamheden niet goed georganiseerd kan krijgen’. Vooral de enorme hoeveelheden e-mail die hij dagelijks binnenkreeg bezorgden hem slapeloze nachten. En niet alleen dat, maar hij was nu ook zelf verantwoordelijk voor zijn marketing en pr, het bijhouden van alle social media, de content op zijn website…… Kortom, alles wat er als starter zoal op je afkomt.

Ook kwam ik bij iemand op haar werkplek kijken die gewend was om alles wat er gedaan moest worden op een stapeltje te leggen. Toen ze net begon was dat geen probleem, maar haar bedrijf begint nu goed te lopen en in plaats van 1 stapel, ligt haar bureau vol met stapels. Op de vloer naast haar bureau liggen ook stapels, maar alles wat daar lag had niet zoveel prioriteit. Volgens haarzelf dan……

Kortom, veel mensen laten zich leiden door wat er die dag op hen afkomt, in plaats van zelf het heft in handen te nemen.

Waarom vinden veel ondernemers dit zo moeilijk?

Het is natuurlijk helemaal niet vreemd dat als je net begint als ondernemer je nog je weg moet vinden in alle wirwar van taken die op je afkomen. Daar kan ik uit eigen ervaring over mee praten.

Bovendien, en dat geldt ook voor de mensen die al veel langer een bedrijf hebben, heb je op je opleiding nooit geleerd hoe je je werkzaamheden goed kunt organiseren. Je hebt je beroep gekozen vanuit je talent, je passie, of wellicht je ervaring en je bent er goed in, maar niemand vertelt je hoe je alle secundaire werkzaamheden efficiënt kunt afhandelen, zodat je tijd hebt om te genieten van je vak.

Hier zijn een paar tips om je op weg te helpen:

• Schrijf alles op: Hou je agenda bij de hand om alles te kunnen noteren, ook als je de deur uit gaat. Die agenda is je tweede brein en vertrouw er op dat alles er in staat.

• Gebruik  maar 1 agenda. Je wilt niet weten hoeveel mensen hun afspraken vergeten door meerdere agenda’s er op na te houden. Het maakt niet uit of dat een digitale of papieren agenda is.

• Neem iedere ochtend 5 minuten om bij een kopje koffie even na te denken over wat die dag belangrijk is en om je afspraken en activiteiten even op een rijtje te zetten.

• Neem iedere zondag 15 minuten om te plannen: Hoe ziet je week eruit, wat zijn je prioriteiten en vraag jezelf af of je inderdaad op de goede weg bent.

• Word je overweldigd door je takenlijst? Uitstelgedrag is niet ongewoon, maar probeer om je taken in kleine stukjes te hakken. Je kent ‘m vast wel: Hoe eet je een olifant....

• Weet jij hoeveel tijd jij besteedt aan je werkzaamheden? Aan je administratie, marketing, e-mail, social media? Hou het eens bij; dat zal je helpen om gemotiveerd te blijven en geeft je een goed plaatje over je tijdbesteding.

• Creëer flow. Cluster je taken en laat jezelf in een flow komen. Zet even alles uit als je aan een belangrijke taak werkt. Even geen telefoon, geen e-mailpop-ups, even geconcentreerd werken. Stel desnoods een eierwekker in.

• Stel routines in. Zet ze ook in je agenda; iedere dag een vaste tijd voor je e-mail, iedere week een vaste tijd voor een rondje bellen, iedere maand een vaste dag voor je administratie. Bedenk wat voor jou zou werken.

En tot slot….. Voordat je de lichten op je kantoor aan het eind van de dag uitdoet, ga nog even in gedachten je dag weer door, kijk alvast even of er voor morgen nog iets bijzonders is en ga daarna fijn naar huis om te relaxen.