Afgelopen week twitterde ik het advies om de mappenstructuur in je e-mail, je bestanden en je ordners identiek te maken. Dit om de vloedgolf van digitale en papieren informatie in goede banen te leiden en je minder stress te bezorgen wanneer je iets terug moet zoeken.
Daarop kreeg ik een reactie van iemand die wilde weten wat dan nou eigenlijk een goede mappenstructuur is.
Omdat er vast veel meer mensen zijn die daar meer over willen weten, leek het me een goed plan om daar over te bloggen.
Wat is een goede mappenstructuur?
Het enige juiste antwoord daarop is dat er geen standaardindeling is die voor iedereen goed werkt.
Dat ligt namelijk helemaal aan iemands taken en activiteiten.
Dus hier wat tips om een voor jou goed werkende structuur te creëren:
- Werk met maximaal 5 hoofdmappen.
Als je onder iedere hoofdmap dan ook nog 5 submappen maakt, heb je 25 mappen om je werk in onder te verdelen. Dit geldt zowel voor je e-mailmappen en de vaste schijf op je computer.
Als je dan ook nog op je werkplek een kast in 5 planken kunt verdelen, kunnen daar die 25 ordners in staan. Daarin kun je dan nog weer tabbladen doen voor verdere verdeling. Je krijgt dan een zogenaamde boomstructuur.
Kijk wat voor jou prettig werkt.
Het voordeel hiervan is dat je nooit ver hoeft te zoeken.
Een voorbeeld: je hebt een map met ‘Klanten’. Daar kun je bijvoorbeeld submappen in maken die je Binnenland en Buitenland noemt, met daaronder weer de klantnamen in alfabetische volgorde.
- Maak een vaste volgorde in je mappen.
Om de mappen in een vaste volgorde te rangschikken, is het slim om cijfers voor de naam van de map te zetten, dus: 01 Project X, 02 Project Y, 03 Project Z etc.. Je kunt binnen deze mappen ook weer submappen maken.
- Geef alle mappen een duidelijke naam.
Hou het zo basaal mogelijk: Financiën, Personeel, Marketing, dat soort overkoepelende namen.
Om je e-mails gemakkelijk terug te kunnen vinden is het handig om de onderwerpregel te veranderen in een naam naar jouw keuze. Dit doe je door de e-mail te openen, op het onderwerp te klikken, dat te verwijderen en je eigen onderwerpnaam in te typen.
Verdere tips:
- Maak goede afspraken over de bewaartermijn; los van de juridische of belastingtechnische bewaartermijn is het ook goed daar intern beleid voor te maken.
- Bij een aantal documenten is het versiebeheer heel belangrijk; maak daar goede afspraken over.
- Stem de bestandsnaam op de extensies af: het is evident dat een ppt-bestand een presentatie bevat. Laat overbodige woorden achterwege.
- Plaats zo weinig mogelijk digitale documenten op de lokale schijven van je pc. Ongelukjes met bestanden op C-schijven zijn zo gebeurd.
- De laatste, en misschien wel de belangrijkste tip is: HOU HET SIMPEL! Om te checken of het simpel genoeg is, is het goed om je af te vragen of iemand anders gemakkelijk op jouw werkplek alles kan vinden.
Wat zijn de voordelen van tijd investeren in het maken van een goede structuur:
-Er gaat uiteindelijk minder tijd verloren met het zoeken naar informatie.
-Collega’s vinden gemakkelijker computerbestanden terug.
-Er wordt geen dubbele informatie opgeslagen, je kan gemakkelijk inschatten welke informatie al dan niet aanwezig is en je weet snel wat de laatste versie was.
-Je verbindt je digitale en papieren informatie.
-En voor de 1-map-is-genoeg-mensen die volledig vertrouwen op goede zoekfuncties: door overzicht te creëren, krijg je ook rust in je hoofd en op je werkplek.
Meer advies nodig?
Dit zijn natuurlijk wat algemene tips. Maar mocht je een specifiek, op jouw situatie gebaseerd, advies nodig hebben, bel of mail me dan voor een afspraak.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten