Na deze week gaan veel mensen met kerstvakantie. Om zonder stress van je vakantie te kunnen genieten en je werkplek goed achter te laten heb ik de volgende tips voor je:
Afronden voor je vakantie
- Ter voorbereiding op je vakantie is het fijn als je je werkzaamheden en lopende zaken goed overdraagt aan een collega. Je kunt het werk dan echt loslaten. Het belangrijkste is dat je werk overdraagbaar en toegankelijk is voor anderen. Dit zorgt ervoor dat je ongestoord kunt skiën of op het strand kunt liggen en niet door Piet gebeld wordt met de vraag waar het dossier van mevrouw Jansen is. Dit kan bijvoorbeeld geregeld worden door een lijst te maken met actuele zaken waar je mee bezig bent. Deze kun je op de laatste dag voor je vakantie doornemen met je vervanger. Neem hier voldoende tijd voor. Maak het belangrijk.
- Vervolgens bekijk je welke lopende projecten je nog voor je vakantie af kunt ronden. Plan de werkzaamheden die je daar nog voor wilt doen in je agenda en handel ze af. Vergeet niet de bijbehorende facturen en declaraties te versturen.
- Schrijf alle losse klusjes die je te binnen schieten op je to-do-lijst... Zo hou je je hoofd leeg en vergeet je niets. Kijk aan het eind van elke dag welke punten je echt nog voor je vakantie moet doen. Reserveer tijd in je agenda om die actiepunten af te handelen. Zet de rest op de to-do-lijst voor na je vakantie.
- Schakel alvast je voicemail in (spreek een aangepaste boodschap in) en stel je afwezigheidsassistent/out-of-office-reply voor de mail in. Als het mogelijk is, stel een datum in dat je weer mail gaat lezen die een paar dagen later ligt dan de eerste dag dat je weer op kantoor bent. Zo voorkom je dat alles meteen urgent aanvoelt als je net lekker uitgerust terugkomt.
- Verzamel alle stukken die op en rond je werkplek liggen. Archiveer de informatie die bewaard moet worden en gooi de rest weg. Leg ongelezen tijdschriften op een stapel.
- Bewaar op je bureau alleen de stukken van projecten waarmee je na je vakantie verder gaat. Stop ze per project in een mapje en zet er op bij wat je actiepunten zijn. Als je later nog wat te binnen schiet, kun je dat er eenvoudig bij schrijven. Zo pak je na de vakantie weer snel de draad op en vergeet je niets.
- Verstuur facturen voor de werkzaamheden die je tot en met je vakantie hebt gedaan of hebt afgerond.
- Betaal alle rekeningen die je nog hebt liggen.
- En vergeet je BTW-aangifte niet!
- Schoon je e-mail inbox op en archiveer de berichten die je afgehandeld hebt. Zorg dat je postvak leeg is. Na je vakantie zie je dan in een oogopslag de nieuwe berichten.
Maak een back up!
Het wordt nog al eens vergeten, maar het is wel belangrijk om een back up te maken van al je bestanden. Doe dit op de laatste werkdag voor je vakantie. Op die manier heb je na je vakantie een actuele back-up achter de hand.
Zet je PC tijdens de vakantie helemaal uit, schakel eventueel de stroom uit. Zo voorkom je schade door onweer of stroomstoringen.
Vak(antie)literatuur
Wat ga je doen met die stapel vakbladen en tijdschriften die je hebt verzameld? Je kunt 2 dingen doen:
- Als je ze nu nog niet gelezen hebt, komt het er echt niet meer van. Haal diep adem en doe ze bij het oud papier. Tot nu toe heb je je tenslotte prima gered zonder de informatie uit deze bladen. Lees op vakantie een mooi boek!
- Kun je er echt geen afscheid van nemen? Geef ze dan een enkele reis naar je vakantiebestemming. Ze mogen dus niet mee terug! Scheur de interessante artikelen die je wilt bewaren er uit, bewaar ze in een mapje dat je weer mee naar huis neemt. Berg ze na je vakantie op in je archief.
Weer terug
Prettig toch, zo'n opgeruimde werkplek? Je kunt gelijk aan de slag.
- Probeer om voor je eerste werkdag geen afspraken te maken en gebruik die dag om je post en je mail te lezen, telefoontjes te plegen.
- Beantwoord post en mail die weinig tijd vragen direct. Plan de afhandeling van de rest in je agenda.
- Bekijk je to-do-lijst en de papieren in je postbakje en maak alvast een werkplanning.
- Wat ook prettig werkt is het plannen van enkele uren op je eerste werkdag voor de overdracht van acties en lopende zaken met je collega die je zaken heeft waargenomen.
Zo ga je met een goed gevoel je vakantie in en kun je zonder problemen naderhand weer aan de slag.
Ik wens je fijne Kerstdagen en een georganiseerd 2012!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten