Help! Ik heb 2746 mailtjes in mijn inbox....

Help! Ik heb 2746 mailtjes in mijn inbox.....

Zodra mensen horen wat ik doe krijg ik regelmatig vragen van de volgende strekking: ‘Ik ontvang iedere dag ruim honderd e-mailberichten, hoe kan ik dat in goede banen leiden?’ of ‘Ik zou zo graag eens een lege inbox willen!’
        
Een lege inbox is erg fijn. Het betekent dat je je werk af hebt en dat is natuurlijk een heel prettig gevoel. Sommige mensen hebben het idee dat hun inbox nooit meer leeg zal komen, zoals meneer X. Ik was laatst bij hem op zijn kantoor en hij liet me zien dat hij ruim 9000 mailtjes in zijn inbox had staan en hij had geen idee hoe hij ooit daar door heen kon komen. Natuurlijk heb ik hem als eerste van de mogelijkheid op de hoogte gebracht om te auto-archiveren. Wat we met de rest hebben gedaan, wil ik graag met jullie delen.


Tijdverspillers

De belangrijkste tijdverspillers zijn alle bliepjes, lampjes en pop-ups die aangeven dat je weer een bericht binnen hebt gekregen. Het is heel logisch dat je dan even snel gaat checken of er iemand iets belangrijks te vertellen heeft, maar voor je het weet verzand je en ben je zo weer een half uur verder. Herkenbaar?

Zet dus als je e-mailnotificaties op je computer, en niet te vergeten je smartphone, uit.


Hoe vaak check jij je e-mail?

Check je mail maar 2, hoogstens 3 keer per dag. Trek daar dan wat tijd voor uit of zet het in je agenda als afspraak met jezelf.

De gedachte hierachter is dat wanneer je lekker aan het werk bent aan een belangrijke taak of project, je in een goede ‘flow’ zit.  Het is niet zo gemakkelijk is om daar weer in te komen als je tussendoor steeds je mail checkt. Natuurlijk geldt dit niet voor mensen die bijvoorbeeld bij een klantenservice werken en a la minute moeten reageren, maar de meerderheid van ons is echt gebaat bij ongestoord werken.
Ook al lijkt het wel eens het tegenovergestelde: e-mail is echt niet bedoeld voor urgente zaken en onmiddellijk reageren niet nodig. Is het erg belangrijk? Pak dan de telefoon of ga bij die collega langs.


Clusteren van taken is belangrijk

Uit onderzoek is gebleken dat als je de dagelijkse werkzaamheden zoals mailen, maar ook bellen, administratie en archivering clustert, je veel sneller werkt. Je komt weer in diezelfde flow zoals ik hierboven al beschreef. Switchen van taak kost veel tijd en energie, ook in je hoofd.


Hoe vaak open jij steeds weer diezelfde e-mail?

Wat ook een enorme tijdverslinder is, is het 4, 5, 6 keer lezen van een e-mail voordat je er iets mee doet. Soms weet je niet wat je nou precies met een bepaald bericht aan moet en laat je hem staan. Dat is helemaal niet erg wanneer je 7 mailtjes in je inbox hebt staan, maar wanneer het er 77 zijn is het een ander verhaal en raak je het overzicht kwijt.

Om al je e-mail na 1 keer lezen  af te handelen kun je de 4D’s gebruiken:

-      Doe het nu: lees, beantwoord en verwerk iedere e-mail meteen. Gebruik hiervoor de ‘2-minutenregel’: Bekijk of je het bericht binnen 2 minuten helemaal kunt afhandelen. Als dat het geval is doe je dat. Zo niet, maak er een taak van op een datum waarop het je uitkomt. Ga door met de het volgende bericht.

-      Doe hem in een map: heb je de mail gelezen, maar hoef je er niets mee en je wilt hem wel bewaren?  Doe hem in een map met een duidelijke naam. (Maar maak zeker niet teveel mappen!)

-      Delete het bericht: heb je de mail gelezen, maar hoef je er niets mee: verwijder hem meteen.

-      Delegeer: misschien moet iemand anders iets doen met het mailtje, stuur het dan meteen door. Wanneer je wel zelf overzicht wilt houden, maak dan een taak voor jezelf aan voor een datum waarop jij wilt dat er gereageerd moet zijn. Zo hou je controle en overzicht, zonder dat je er bij na hoeft te denken.

Wanneer je zo je e-mail verwerkt, krijg je natuurlijk wel een langere takenlijst dan dat je misschien gewend bent. Plan dus iedere dag  tijd in je agenda om je taken op de takenlijst te verwerken. Het beste is een vaste tijd, maar dat is niet altijd voor iedereen mogelijk.

Probeer het een paar dagen uit om al je mail op deze manier te verwerken; je zult zeker effect zien.
En lukt het niet meteen? Bedenk dan dat het 3 a 4 weken kost om een nieuwe gewoonte aan te leren, dus geef jezelf die tijd.

En geniet daarna van je lege inbox! Iedere dag weer....