Veel mensen gebruiken een To Do lijst. Ik ook!
Ik vind lijstjes superhandig omdat je gewoon alles wat er maar in je hoofd opkomt er in weg kunt schrijven. Zakelijk, maar ook privé.
Zo ligt het vast en je hoeft het niet allemaal in je kortetermijngeheugen op te slaan. Je hebt dus altijd een lekker leeg hoofd.
Een prettig effect is ook dat je zo fijn weg kunt strepen wat je al gedaan hebt.
Een ellenlange takenlijst...
Laatst sprak ik een klant die de takenlijst in Outlook gebruikt. Dat vond hij inderdaad heel overzichtelijk, maar hij vertelde ook dat het net leek of zijn takenlijst alleen maar langer werd, in plaats van korter.
Toen ik zijn lijst bekeek, was dat inderdaad een lange rits van plannen, taken en projecten. Maar ik zag ook de reden waarom deze klant het gevoel had geen grip er op te hebben. Dus ik heb hier eens op een rijtje gezet hoe je een goede, werkbare takenlijst opstelt.
1. Bedenk een eerste, concrete actie
Vaak staan er allerlei plannen en projecten op je lijst. Maar dan weet je meestal nog niet hoe je er aan wilt beginnen. Dus maak van ieder plan en ieder project een concrete actie. Bedenk wat er als allereerste daadwerkelijk moet gebeuren om je taak te starten. Dat kan iets kleins zijn als een telefoontje plegen of een collega aanspreken.
Toen ik, bijvoorbeeld, een vorig jaar het idee kreeg om te gaan bloggen heb ik dat niet in mijn takenlijst genoteerd als ‘bloggen’. Dat was natuurlijk wel het plan, maar ik heb dat vertaald naar mijn allereerste actie: ‘google-
2. Noteer op je takenlijst hoeveel tijd die taak je gaat kosten.
Wanneer je dat namelijk niet doet lijkt het net alsof het je geen tijd kost en je zo een rijtje kunt afwerken. Dus wanneer je een to-
Stel, je hebt 25 taken van 10 minuten op je takenlijst staan. Daar heb je dus ruim 4 uur voor nodig. Wanneer er daarentegen 25 taken van een uur op de lijst genoteerd zijn, heb je dus 25 uur nodig. Je begrijpt dat dit een enorm verschil maakt in het vrijmaken van tijd in je agenda. Daarmee kom ik meteen op een tip om nog een veelgemaakte fout te voorkomen:
3. Plan de taak in je agenda
Het is echt niet zo dat je automatisch ruimte overhoudt in je agenda om al je taken en projecten te doen.
Bekijk aan het eind van je werkdag welke taken je de volgende dag wilt gaan doen en plan die in. Of maak iedere week een blok vrij voor een aantal kleinere taken.
4. Zet er een begin-
Wanneer je geen begindatum plant, en een taak kost je 6 uur, dan loop je te stressen tegen de tijd dat de deadline nadert. En als je geen einddatum plant, dan loop je het risico je taken maar voor je uit te schuiven. Het plannen van begin-
5. Gebruik maar 1 takenlijst
Bekijk wat goed voor jou werkt: de één zweert bij een digitale To Do app, de ander vindt het prettig om alles in een boekje op te schrijven. Maar om te voorkomen dat je dingen gaat vergeten of kwijtraakt is het handig om maar één takenlijst te gebruiken. Gebruik liever geen post-
6. Stel jezelf op de hoogte van de mogelijkheden
Wat mij opvalt in mijn werk is dat veel mensen niet op de hoogte zijn van belangrijke functionaliteiten van, bijvoorbeeld, MS Outlook. Het kost natuurlijk tijd om je er in te verdiepen, maar ik kan uit ervaring zeggen dat het je zeker tijd gaat opleveren als je Outlook naar je eigen wensen en behoeften inricht.
Kan dat: Je takenlijst naar nul?
Ik kan je alvast verklappen: je takenlijst naar nul krijgen is een illusie. Er zullen altijd taken en projecten op je liggen te wachten.
Maar met deze tips is het zeker mogelijk om op een goede en simpele manier je takenlijst handelbaar te maken.
Succes!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten