Wat zijn de 'bananen' in jouw bedrijf?

Wat zijn de 'bananen' in jouw bedrijf?


De Waaromvraag
Wanneer ik als organizer in een bedrijf of organisatie aan het werk ben, stel ik ontzettend veel vragen aan mensen die vaak met het woordje 'Waarom' beginnen.

Waarom gebruik je dit systeem? Waarom staan de mappen op deze manier? Waarom bewaar je dit?

Vaak is het zelfs zo dat ik dan nog steeds geen genoegen neem met het antwoord, maar er dieper op in ga en nog een keer vraag 'Waarom...'? En nog een keer, en nog een keer…
Dat is niet omdat ik niet weet waarom mensen hun werk doen zoals ze het doen, maar om bewustwording te creëren. Daar moest ik aan denken toen ik dit verhaal las in het boek Mindgym.


Het verhaal van de bananen.

Stel je een kamer met 5 apen voor en daarnaast een kamer met onderzoekers. In een hoek van de kamer met de apen staat een stoel en aan de stoel hangt een tros bananen. Normaal gesproken zouden de apen onmiddellijk richting de stoel met bananen gaan, maar in plaats van een gratis banaan, krijgen ze een ijskoude douche, die de onderzoekers in de kamer ernaast over ze uitstorten. Verrast en kennelijk van hun stuk gebracht, begrijpen de apen hoe het zit: 'Blijf uit die hoek vandaan en vergeet die bananen maar....'

De onderzoekers haalden vervolgens 1 aap uit de groep en zetten er een nieuwe bij. De andere vier apen kijken hoe de nieuwkomer op de hoek met de stoel afstevent en omdat ze weten wat er komen gaat, houden ze hem met geweld tegen. Een behoorlijk effectieve leerervaring. De nieuwe aap besluit dat hij het zonder de bananen zal doen.
De onderzoekers blijven de apen vervangen en elke keer speelt zich hetzelfde tafereel af. Ten slotte is er geen enkele aap meer bij die de ijskoude douche heeft meegemaakt, maar dat maakt niet uit. De hoek is nu verboden terrein geworden. De groep heeft als regel aangenomen dat de hoek moet worden gemeden en iedereen neemt die regel voor waarheid aan. Misschien zal ooit een heel verwaande aap opduiken en vragen waar die regel goed voor is. En dan krijgt hij hoogstwaarschijnlijk zo’n soort antwoord: ‘Zo doen we dat hier’.  Met andere woorden: dat is onze cultuur. (Bron: Mindgym)


Wat zijn jouw 'bananen'?

Grappig verhaal. Maar herken je dit als metafoor van je werkplek?
Je doet soms dingen op een bepaalde manier, maar je weet eigenlijk niet waarom je het zo doet.
Gewoonten zijn er ingeslopen, ondanks dat er door de jaren heen allerlei veranderingen hebben plaatsgevonden. De ongeschreven wetten blijven gelden en de dagelijkse werkzaamheden worden gedaan zoals ze altijd gedaan werden. ‘Zo doen we dat hier’, zeggen we dan.

Ik daag je hierbij uit om eens te kijken of dit ook voor jouw bedrijf geldt.
Om prettig te kunnen werken is het soms wel eens goed om even afstand te nemen en je af te vragen 'Waarom....'? En dat geldt natuurlijk niet alleen voor je werkprocessen, maar is toepasbaar op je hele bedrijfsvoering.
Uiteindelijk is iedereen gebaat bij een goede bedrijfscultuur, waar geen geld en tijd wordt verspild aan allerlei onnodige en onhandige zaken en waar mensen prettig kunnen werken.

Graag hoor ik je ervaringen hierin….

Geef jezelf een cadeau aan het begin van je werkdag...

Geef jezelf een cadeau aan het begin van je werkdag


Hoe begin jij je werkdag?

Wellicht net zo als de meeste mensen; je zet je computer aan en checkt als allereerste je binnengekomen
e-mailberichten. Logisch toch?

In dit blog wil ik je uitleggen waarom dit niet altijd zo logisch hoeft te zijn. Want wat gebeurt er namelijk?
Je gaat ieder binnengekomen bericht bekijken; er zijn wat mailtjes van collega’s, klanten of leveranciers, een paar digitale facturen en wat nieuwsbrieven die erg interessante onderwerpen behandelen, dus die lees je gelijk maar even. Verder zijn er nog wat aanvragen voor LinkedIn en zie je dat mensen je zijn gaan volgen op Twitter. Dus meteen open je LinkedIn en Twitter, leest even alle updates en tweets en voor je het weet ben je drie kwartier verder. Herkenbaar?

Je begrijpt natuurlijk al waar ik naar toe wil. Aan al die digitale informatie die dagelijks bij je binnenstroomt ben je best veel tijd kwijt.
Daarom is het beste cadeau wat je jezelf kunt geven......


Houd je het eerste uur van de dag niet met e-mail bezig!

Je valt natuurlijk bijna van je stoel bij dit rigoureuze idee en het eerste wat bij je boven komt is: ‘Dit kan ik echt niet doen!!’

Maar wees nou eens eerlijk: e-mail en social media zijn grote tijdverslinders van onze werkdag. Het zijn eigenlijk niets anders dan een serie van onderbrekingen en afleidingen. Aan de andere kant gebruiken veel ondernemers ook social media als marketingtool.

Dus hoe vind je hierin nou een balans? De oplossing is…..


Verander het ritme van je werkdag

De avond van te voren stel je voor jezelf een belangrijke taak of project vast. Vraag je af welke ene taak fantastisch zou zijn om af te hebben, als morgen verder alles in het honderd loopt. Daar ga je dan de volgende ochtend het eerste uur aan gaat werken.

De volgende dag open je dan niet als eerste je e-mailscherm, maar ga je ongestoord en geconcentreerd aan de slag.

Wedden dat je na dat eerste uur een ontzettend voldaan gevoel hebt dat je dat belangrijke item al gedaan hebt?

Natuurlijk geldt dit niet wanneer je op een plek werkt waarvan je werk afhankelijk is van e-mails, zoals klantenservice of een helpdesk.

En is je omgeving er aan gewend dat je op ieder mailtje per ommegaande reageert ? E-mail is daar nooit voor bedoeld, dus bel of ga er heen wanneer het dringend is en beantwoord in het vervolg je e-mail binnen 24 uur. Ook prima, toch?


Probeer het eens een weekje uit!

Je maakt  hiermee een statement naar je omgeving (en naar jezelf) dat je alles in de hand hebt, dat je je kunt onttrekken aan het hectische tempo en zo nodig ook de tijd kunt vinden om rustig te werken.

Je zult zien dat het wonderen doet voor je productiviteit en je krijgt meteen aan het begin van je werkdag al een cadeau; het cadeau van voldoening.

Help! Ik heb 2746 mailtjes in mijn inbox....

Help! Ik heb 2746 mailtjes in mijn inbox.....

Zodra mensen horen wat ik doe krijg ik regelmatig vragen van de volgende strekking: ‘Ik ontvang iedere dag ruim honderd e-mailberichten, hoe kan ik dat in goede banen leiden?’ of ‘Ik zou zo graag eens een lege inbox willen!’
        
Een lege inbox is erg fijn. Het betekent dat je je werk af hebt en dat is natuurlijk een heel prettig gevoel. Sommige mensen hebben het idee dat hun inbox nooit meer leeg zal komen, zoals meneer X. Ik was laatst bij hem op zijn kantoor en hij liet me zien dat hij ruim 9000 mailtjes in zijn inbox had staan en hij had geen idee hoe hij ooit daar door heen kon komen. Natuurlijk heb ik hem als eerste van de mogelijkheid op de hoogte gebracht om te auto-archiveren. Wat we met de rest hebben gedaan, wil ik graag met jullie delen.


Tijdverspillers

De belangrijkste tijdverspillers zijn alle bliepjes, lampjes en pop-ups die aangeven dat je weer een bericht binnen hebt gekregen. Het is heel logisch dat je dan even snel gaat checken of er iemand iets belangrijks te vertellen heeft, maar voor je het weet verzand je en ben je zo weer een half uur verder. Herkenbaar?

Zet dus als je e-mailnotificaties op je computer, en niet te vergeten je smartphone, uit.


Hoe vaak check jij je e-mail?

Check je mail maar 2, hoogstens 3 keer per dag. Trek daar dan wat tijd voor uit of zet het in je agenda als afspraak met jezelf.

De gedachte hierachter is dat wanneer je lekker aan het werk bent aan een belangrijke taak of project, je in een goede ‘flow’ zit.  Het is niet zo gemakkelijk is om daar weer in te komen als je tussendoor steeds je mail checkt. Natuurlijk geldt dit niet voor mensen die bijvoorbeeld bij een klantenservice werken en a la minute moeten reageren, maar de meerderheid van ons is echt gebaat bij ongestoord werken.
Ook al lijkt het wel eens het tegenovergestelde: e-mail is echt niet bedoeld voor urgente zaken en onmiddellijk reageren niet nodig. Is het erg belangrijk? Pak dan de telefoon of ga bij die collega langs.


Clusteren van taken is belangrijk

Uit onderzoek is gebleken dat als je de dagelijkse werkzaamheden zoals mailen, maar ook bellen, administratie en archivering clustert, je veel sneller werkt. Je komt weer in diezelfde flow zoals ik hierboven al beschreef. Switchen van taak kost veel tijd en energie, ook in je hoofd.


Hoe vaak open jij steeds weer diezelfde e-mail?

Wat ook een enorme tijdverslinder is, is het 4, 5, 6 keer lezen van een e-mail voordat je er iets mee doet. Soms weet je niet wat je nou precies met een bepaald bericht aan moet en laat je hem staan. Dat is helemaal niet erg wanneer je 7 mailtjes in je inbox hebt staan, maar wanneer het er 77 zijn is het een ander verhaal en raak je het overzicht kwijt.

Om al je e-mail na 1 keer lezen  af te handelen kun je de 4D’s gebruiken:

-      Doe het nu: lees, beantwoord en verwerk iedere e-mail meteen. Gebruik hiervoor de ‘2-minutenregel’: Bekijk of je het bericht binnen 2 minuten helemaal kunt afhandelen. Als dat het geval is doe je dat. Zo niet, maak er een taak van op een datum waarop het je uitkomt. Ga door met de het volgende bericht.

-      Doe hem in een map: heb je de mail gelezen, maar hoef je er niets mee en je wilt hem wel bewaren?  Doe hem in een map met een duidelijke naam. (Maar maak zeker niet teveel mappen!)

-      Delete het bericht: heb je de mail gelezen, maar hoef je er niets mee: verwijder hem meteen.

-      Delegeer: misschien moet iemand anders iets doen met het mailtje, stuur het dan meteen door. Wanneer je wel zelf overzicht wilt houden, maak dan een taak voor jezelf aan voor een datum waarop jij wilt dat er gereageerd moet zijn. Zo hou je controle en overzicht, zonder dat je er bij na hoeft te denken.

Wanneer je zo je e-mail verwerkt, krijg je natuurlijk wel een langere takenlijst dan dat je misschien gewend bent. Plan dus iedere dag  tijd in je agenda om je taken op de takenlijst te verwerken. Het beste is een vaste tijd, maar dat is niet altijd voor iedereen mogelijk.

Probeer het een paar dagen uit om al je mail op deze manier te verwerken; je zult zeker effect zien.
En lukt het niet meteen? Bedenk dan dat het 3 a 4 weken kost om een nieuwe gewoonte aan te leren, dus geef jezelf die tijd.

En geniet daarna van je lege inbox! Iedere dag weer....

Over de overeenkomst van een pot met stenen met je To Do lijst....

Over de overeenkomst van een pot met stenen met je To Do lijst...

Laatst kreeg ik een vraag van een klant over hoe hij nou zijn ellenlange takenlijst eens in zou kunnen korten. Hij had het gevoel dat er altijd nog zo ontzettend veel te doen viel...

Deze klant was erg goed bezig door alle zaken die via e-mail en post binnenkwamen plus wat er in z’n hoofd op kwam op zijn takenlijst te zetten. Maar om die taken dan ook daadwerkelijk uit te voeren vond hij erg lastig. Er kwamen constant last-minute zaken tussendoor, collega’s die om de hoek van de deur kwamen met hun vragen, telefoontjes, dat soort dingen.


De dagelijkse 'worsteling'

Dit is natuurlijk iets waar veel mensen mee worstelen, maar om alle timemanagement-methodes hier in dit ene artikel uit de doeken te doen lukt niet. Ook al niet omdat wat voor deze klant goed werkte, weleens helemaal niet zou kunnen werken voor jou.
Er zijn talloze boeken over geschreven, maar timemanagement vind ik toch iets heel persoonlijks en moet echt op maat gemaakt worden.

Wel wil ik een verhaal met je delen dat door veel professional organizers wordt gebruikt wanneer het onderwerp timemanagement aan de orde komt:


De stenen in de glazen pot.

Een coach staat achter een tafel en haalt een grote glazen pot tevoorschijn. Hij zet die op tafel naast een schaal met een paar vuistgrote stenen. Hij stopte die stenen één voor één in de glazen pot totdat er geen een meer bij kon. Toen vroeg hij: ‘Is de pot vol?’ En zijn cursisten keken naar de pot en antwoordden allemaal bevestigend.

Hij knikte, reikte onder de tafel en haalde een schaal met kleine steentjes tevoorschijn. Hij deed wat kleine steentjes in de pot, schudde deze en de kleine steentjes verdeelden zich tussen de grote stenen. De coach grinnikte en vroeg: ‘Is de pot vol?’ De cursisten hadden het nu wel door waar hij op aanstuurde en antwoordden: ‘Waarschijnlijk niet!’

‘Goed zo’, zei hij. Hij reikte opnieuw onder de tafel en haalde een emmer zand tevoorschijn. Hij gooide het zand in de pot en dat vulde de vrije ruimte tussen de stenen op. Hij keek zijn cursisten weer aan en vroeg: ‘Is de pot vol?’ ‘Nee’, riepen de cursisten met z’n allen.

‘Goed zo’. Hij pakte een kan met water en begon te gieten, net zolang tot er niets meer bij kon. Toen vroeg hij: ’Ok, waar gaat dit over?’
Iemand antwoordde: Tja, er zijn altijd openingen en als je maar hard genoeg werkt, kun je altijd nog meer zaken in je leven inpassen. ‘Nee’, zei de coach, ‘daar gaat het niet om. Het gaat hierom: als je niet eerst die grote stenen in de pot had gedaan, had je er dan ooit nog eentje in gekregen?’


Mijn tip in dit blog is dan ook:

Pak eerst die ene grote, belangrijke taak op. Maak er ruimte voor in je agenda aan het begin van je werkdag. Wat er ook verder mag gebeuren die dag; je belangrijkste taak heb je af!


Wil jij ook graag hulp bij het organiseren van je werk? Kijk dan op Organizing = Maatwerk of bel me op tel. 06 - 31 95 98 98